1. Convocatoria y preparación
Debe estar claro el objetivo de la reunión y los puntos a tratar en cada ocasión.
Se debe planificar la reunión, definir el lugar, la logística y material necesarios; definir quiénes deben asistir y qué se espera de cada uno: qué debe llevar (datos, información, análisis, otros).
2. Fecha, hora de inicio y tiempo estimado de reunión
La fecha debe ser apropiada, de forma que los participantes puedan asistir y enfocarse en lo que allí se discuta. Es importante definir claramente los horarios de inicio y tiempo estimado de reunión y respetarlos: El respeto por los horarios es el respeto por las personas que asisten a la reunión.
Errores clásicos programar la reunión para el final de la jornada laboral, un viernes por la tarde, un día vísperas de feriado ó entre feriados, el día de pagos, ó de cierre de impuestos, etc.
3. Mantener el foco
Se seguirá el orden del día establecido No se hablará sobre temas ya cerrados. Se debe impedir interrupciones, impedir que algún participante se extienda demasiado. Los acuerdos se tomarán por consenso, no por mayoría. Obtener acuerdos claros.
4. Actitud
Aceptar las normas y reglas acordadas. Escuchar y analizar puntos de vista diferentes. Ponerse
en lugar de los otros. Facilitar el aporte y participación de todos los reunidos. No criticarse.
Estar dispuesto a cambiar de opinión. Justificar las propuestas. No tener miedo a equivocarse. Buscar datos para tomar buenas decisiones. No precipitarse en juicios prematuros.
5. Cierre y documentación
Siempre debemos dejar constancia de: Fecha de la reunión. Asistentes. Temas tratados. Acuerdos logrados. Temas pendientes: detalle, responsable, plazos. Fecha de la próxima reunión.
6. Seguimiento
Los acuerdos deben llevarse a la práctica. Es conveniente que durante la reunión se revise el inicio, momento y finalización de las tareas pendientes de reuniones anteriores, para asegurar la consecución de los resultados previstos. Una reunión sin resultados no sirve para nada.
7. Qué debemos evitar. Lo básico
*Convocar una reunión sin asunto que realmente lo justifique
*Invitar a personas que no estén involucradas con el tema a tratar
*Llegar tarde
*Trivializar la reunión
*Monopolizar la reunión
*No ejercer la autoridad que el cargo le confiere
*Abusar de la autoridad que el cargo confiere
*Permitir que la reunión se aleje de su objetivo principal
